Cara Meningkatkan Email Deliverability

Apa itu Email Deliverability ?

Deliverability Email adalah suatu ukuran atau kapasitas bagaimana email Anda masuk ke folder Inbox penerima. Ukuran persentase yang akan menjadi faktor email Anda masuk ke folder Junk/Spam, Inbox.

Kenapa Email Deliverability Penting ?

Sebelumnya sudah dibahas definisi dari Email Deliverability, nah sekarang kenapa hal tersebut penting untuk Reputasi Email kita ? Tanpa melakukan tracking rate Email Deliverability, kita tidak akan tau bagaimana email kita diterima disisi penerima pada folder Inbox atau Junk/Spam. Apabila Email Anda masuk ke folder Spam/Junk berarti email Anda memiliki reputasi yang rendah sehingga tidak bisa dibaca oleh penerima.
Tingkat keterkiriman yang baik untuk email Anda sangat penting untuk memastikan email Anda sampai ke penerima.

Berapa Tingkat Keterkiriman Email yang Baik ?

Sebenarnya tidak ada patokan nilai tingkat Email Deliverability. Namun biasanya direkomendasikan rata-rata antara 85% sampai 95%.

Faktor Apa Saja yang Mempengaruhi Deliverability Email

Saat menentukan Email Deliverability Anda, penting untuk memahami faktor-faktor apa saja yang memengaruhi email Anda menjangkau penerima.

  1. Identifikasi

Komponen pertama yang mempengaruhi terkirimnya email Anda adalah identifikasi. Jika Anda ingin email Anda masuk ke dalam folder Inbox, maka Anda harus memastikan identitas email server Anda benar.

Apa saja identifikasi yang diperlukan ?
Identifikasi email membuktikan bahwa email Anda benar-benar pemilik yang sah, Anda dapat melakukannya melalui protokol email antara lain Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) dan Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC). Protokol diatas dapat membuktikan identitas email server Anda benar-benar pemilik sah.

  1. Nilai Reputasi

Selain identifikasi faktor yang bisa berdampak pada proses terkirimnya suatu email adalah nilai reputasi IP email server Anda. Apabila IP yang Anda gunakan memiliki reputasi buruk seperti IP pernah terblacklist RBL, maka dapat membuat email Anda tidak diizinkan masuk ke folder Inbox penerima sehingga masuk ke folder Junk/Spam bahkan bisa tertolak.

  1. Konten

Konten email juga berperan penting untuk proses terkirimnya email ke folder Inbox, Anda harus memasukkan konten yang relevan. Jika konten email Anda berisi sesuatu yang relevan maka pelanggan Anda akan tertarik.

Semisal Anda membuat email tentang Cara Menggunakan VPS untuk Web dan Hosting, ya Anda harus fokus membuat konten yang membahas seputar VPS untuk Web dan Hosting. Selain itu, hindari kata-kata spam atau kata-kata yang dilarang seperti "100% free" atau "fast cash", "drugs" dll.

Apabila pelanggan tertarik dengan email yang Anda kirimkan berarti email Anda sah dan memiliki reputasi nilai yang bagus.

Bagaimana Cara Meningkatkan Deliverability Zimbra Mail

Apabila email Anda sering masuk ke folder Spam/Junk, maka saatnya Anda Meningkatkan Email Deliverability Anda. Disini saya masukkan contoh untuk platform Zimbra Mail. Adapun cara meningkatkan Deliverability Zimbra Mail yakni sebagai berikut :

  1. Periksa Nilai Reputasi Pengirim

Seperti yang disebutkan sebelumnya, nilai reputasi email dapat berakibat pada Email Deliverability Anda. Jika Anda memiliki nilai reputasi yang rendah maka email Anda tidak bisa masuk ke folder Inbox atau email masuk ke folder Spam/Junk.
Anda bisa test kirim email ke mail tester . Caranya dengan copas email yang digenerate oleh sistem lalu kirimkan ke alamat email tersebut dengan subject dan konten yang relevan.

Setelah itu klik "Then Check your score" dan tunggu beberapa saat sistem untuk menganalisa nilai reputasi email Anda. Contohnya seperti berikut :

enter image description here

Apabila nilai menunjukkan angka 100 berarti nilai reputasi email server Anda sangat bagus. Namun jika nilainya dibawah 70 maka Anda harus segera memperbaiki Email Deliverability Anda, nantinya Anda akan ditunjukkan apa saja hal yang perlu diperbaiki melalui mail tester diatas.

  1. Setup SPF, DKIM dan Dmarc beserta record PTR

Setelah Anda memeriksa nilai reputasi pengirim dengan tool web mail tester diatas, hasil analisanya akan menunjukkan hal apa saja yang kurang baik serta hal apa saja yang perlu ditambahkan seperti record SPF, DKIM, Dmarc bahkan PTR nya, dsb.

Record tersebut sangat penting disetup untuk menunjukkan bahwa email server Anda benar-benar sah. Nah bagi Anda yang belum mengetahui record SPF, DKIM dan Dmarc serta penjelasan bagaimana Konsep dan Cara Kerja Mail Server bisa melihat postingan saya sebelumnya disini.

a. Berikut contoh record SPF :

v=spf1 +a +mx +a:mail.hostname.id ip4:103.x.x.x -all

Keterangan :
v=spf1 memberitahukan kepada server bahwa itu termasuk record SPF. Setiap SPF record diawali dengan v=spf1
ip4 menunjukkan daftar IP mana saja yang diizinkan untuk mengirimkan email
-all memberitahukan kepada server jika ada suatu IP yang mengirimkan bukan dari daftar IP maka email akan ditolak.

Sebenarnya ada alternatif lainnya dengan simbol ~all menunjukkan jika terdapat IP yang tidak termasuk dalam daftar IP pengirim maka email akan masuk spam. Namun ada satu simbol lagi yang tidak lumrah yakni +all dimana semua orang bisa mengirimkan email dari domain yang Anda miliki dan hal ini tidak disarankan.

b. Berikut contoh record DKIM :

v=DKIM1;k=rsa;
p=EGFgMA0GCSqGSIb3DQEBxxxxxxNADCBiQKBgQDY5CBg15nZ2vYnRmrFHSb6Jn6ghQ2DXQbQgOJ/E5IGziUYEuE2OnxkBm1h3jived21xxxxxxxyjclVy1chrhSbsGAhe8HLXUsdXyfRvNTq8NWLsUnMEsoomtJCJ
 /8JUSYU1whOQ9xxxxxxxxxxg7QIDAHAG

Keterangan :
v=DKIM1 menunjukkan bahwa versi DKIM yang digunakan

Nah khusus untuk DKIM record terdapat selector yang berguna sebagai identitas untuk mencari record DKIM Anda dan hal ini biasanya diberikan dari penyedia email Anda. Pada platform Zimbra Mail dilengkapi fitur generate record DKIM melalui toolnya. Adapun cara generate record DKIM bisa membaca lebih detail post saya sebelumnya disini.

c. Berikut contoh record DMARC :

v=DMARC1; p=none

Keterangan :
v=DMARC1 mengindikasikan bahwa record TXT berisi policy dari DMARC
p=none menunjukkan bahwa jika email tidak memenuhi syarat DKIM dan record SPF maka kemungkinan tetap terkirim. Ada opsi lain yakni p=quanratine dimana email akan tetap terkirim namun berpotensi masuk folder Spam/Junk. Selain itu ada opsi p=reject yang menginstruksikan email server untuk menolak email jika tidak memuhi syarat record SPF maupun DKIM.

Nah untuk PTR record ini berfungsi agar hostname email server Anda bisa dikenali secara global. Karena record tersebut berfungsi untuk memetakkan hostname ke IP email server Anda. Anda bisa request ke penyedia IP email server Anda, karena Anda tidak bisa menambahkannya secara mandiri.

Untuk setup record-record diatas, Anda bisa melakukannya melalui DNS Manajemen dimana domain Anda berada. Waktu propagasinya juga berbagai macam tergantung dari resolver DNS Server yang digunakan. Secara global maksimal propagasi yakni 1 x 24 jam.

  1. Pastikan Subjek dan Konten Email Anda Relevan

Hal terakhir yang penting adalah Subject dan Konten email berisi informasi yang relevan. Pelanggan Anda tidak ingin menerima email yang berisi hal yang tidak informatif, sehingga Anda perlu membuat informasi tersebut dengan relevan sehingga menarik perhatian pelanggan Anda.

Saat Anda memberikan informasi yang lebih personal, pelanggan Anda cenderung terlibat dengan email Anda. Hasilnya, Anda akan membangun reputasi yang lebih baik untuk merek produk Anda, sehingga menghasilkan tingkat keterkiriman email yang lebih baik.

Kesimpulan

Meningkatkan Email Deliverability membuat bisnis Anda semakin cepat berkembang. Email Anda akan muncul di lebih banyak kotak masuk pelanggan, yang akan meningkatkan keterlibatan bisnis Anda. Sebaliknya jika email Anda masuk ke folder Spam/Junk maka kemungkinan besar penerima tidak akan membaca email yang Anda kirimkan.

Beberapa hal yang bisa menjadi faktor Email Deliverability baik atau tidaknya antara lain Identifikasi, Reputasi dan Konten Email. Apabila ketiga hal tersebut sudah terpenuhi dengan baik maka nilai reputasi email Anda akan sangat bagus sehingga email masuk ke folder Inbox penerima.

Apabila Anda membutuhkan bantuan untuk meningkatkan Email Deliverability Email Anda baik pada Zimbra Mail, iRedmail, mailcow bahkan full via CLI seperti postfix dan dovecot saja bisa menghubungi kontak Kenalinux ID
Pastikan Anda mendapatkan notifikasi post terbaru Kenalinux ID ya, silakan subscribe channel Telegram Kenalinux ID

Semoga bermanfaat!